发表于2018/01/22

集中非信用计划管理的三个主要福利

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通过在一个系统下集中非信贷管理,明尼苏达大学减少了官僚主义复杂性,并改善了他们能够提供的客户和员工体验。

在明尼苏达大学,我们于2015年开始进行一个过程,以集中和巩固在大学中开发和交付的非信贷方案管理到一个后端系统 - 命运之一。

当时,我们拥有许多商业化的和购买的系统,这些系统来自各种供应商,都在我们的校园内运营,并有效地为不同的单位和分区进行了相同的东西。它创造了许多冗余,在我们环境的复杂性中感受到了影响,学生经历的不一致以及工作人员在管理其产品方面所面临的挑战。

最初启动支持五个部门,该系统已种植,支持超过900名课程的管理,2273个部分和604个会议,跨26个计划办事处和161个成本为单位。

Over the course of this migration and consolidation, we’ve realized three significant and central benefits that impact the day-to-day experience of institutional staff, faculty, learners and administrators alike and contribute to a level of operational excellence we can all be proud of.

福利1:简化会计

这些福利未以任何特定的顺序列出,但值得突出显示的影响命令在我们的会计流程上有所了解,因为在我们带来之前,这项工作非常具有挑战性和复杂。

首先,鉴于我们正在使用的众多和经常重叠的供应商,我们必须维持众多商家账户。通过转移到单一的后端系统,我们已经消除了大量这些账户,大大简化了我们的会计实践,同时降低了划分的成本。一个单位估计,他们每年从管理活动和商家账户成本节省至少33,000美元,而另一个单位则消除了两项商家账户 - 他们相关的月费和时间投资 - 每年估算储蓄范围为15,000美元。

其次,员工感受到这种简化的好处。I’m going to dive into some of the other elements of the improved staff experience lower down, but as it relates to accounting we’ve realized significant benefits of having the Destiny One system, which is integrated into our main campus enterprise financial system (EFS).

由于我们有许多部门级系统来管理过去的非信贷活动,因此单位会计师需要每周期间日记条目,他们在手动将收入分配到适当的图表字符串中。现在,该系统具有直接向控制器办公室进行简化的发票过程,因此单元会计师可以在其他值添加活动上集中时间而不是手动和解活动。

个人单位工作人员还习惯于手动进行信用卡和解,债务收集和其他应收账款报告。他们还将参与管理文件周围的所有流程,准备和参与大学办公室的总法律顾问和信息技术办公室的年度审计 - 这是非常重要的,也是耗时的。这是现在由学术支持资源团队中央管理。

福利2:提高人员效率

简化的会计只是冰山一角,当涉及到非学分员工从交换机到命运的福利工作人员。在整合之前,明尼苏达大学的非学分单位和方案使用了许多登记系统,并合并到一个系统中,在本大学中的划分的署长和整体管理的整体管理课程增加了效率。

例如,在我们实现命运之一之前,许多单位使用Google表单或其他应用程序来收集其事件的信息和注册。这些过程是耗时的,结果,许多单位完全停止了事件。既然我们有一个集中支持的注册系统,这些单位开始重新开始提供他们的活动,并为之前可能没有选择的内容(至少没有员工的重要员工)。

实施也取消了我们曾经面临的障碍,以围绕非信贷发布的扩大外联和收入机会。命运一个系统收集(并保护)大量的学生信息和数据,从他们的雇主到他们的个人目标,更多 - 这使我们能够理解我们的非信用课程和会议注册人非常亲密等级。在一所大学内,他们正在整个学校巩固组成的订婚数据,以更好地追踪并理解他们的成员,他们的行为以及他们如何与学校互动,以便他们迎合他们的营销努力,以满足观众的需求和期望。

确保产品与学习者相结合的是更容易 - 因为简单地拥有和分析数据只是战斗的一半。另一半正在回应它。在命运一个环境中,工作人员可以在经过全面培训后启动和管理课程和会议,让他们快速轻松地到市场。在批准期间有自动化和工作流程,确保在其输入是必需和最小化瓶颈时通知合适的人员。这意味着我们在推出我们的学习者和成员想要注册的各种产品方面更为响应。

福利3:一致的学生体验

最后,通过转移到一个后端系统,我们可以提供这些学生和客户体验我们的成分期望。

在我们早期的环境中,我们使用各种第三方供应商的不同单位从注册中获得收入。While each division’s choice of system may have made it easier for the specific unit staff and coordinators to learn the front-end, we lacked consistency in our university and college branding, which impacted the registrants’ perception of the University of Minnesota and could well have prevented them from registering for courses and events.

通过单一的回应,通过学术支持资源支持,我们能够在今天的学习者 - 谁经验丰富的客户 - 响应良好的情况下实现一致性。工作人员可以轻松地构建突出学校颜色,徽标和其他品牌元素的页面,并且当他们在一个地方更新信息时,例如课程页面,该信息将自动更新它出现的其他地方。这确保了我们提供的信息和视觉产品,我们可以提供前瞻性,现有学习者准确,引人注目和一致。

此外,通过整合,我们创造了一个环境的环境,其中大多数非信贷发行和在明尼苏达大学的部门和单位范围内开发和交付 - 更容易找到学习者。由于大学现在有一个网站,学习者可以看到更广泛的一系列产品,以至于它们可能在不导航到多个不同的分区URL的情况下。

更重要的是,命运一个及其学生门户意味着注册人的指控器有各种自助式工具,他们向亚马逊等在线领导人期待。学习者可以查看他们的完整注册历史记录,访问他们的成绩单,支付和注册,要求退款,申请折扣等等,而不必拨入或访问。

此外,由于所有丰富的信息,员工可以为与他们快速轻松地连接的学生提供高水平的个性化服务。Where once learners would be hoping to speak with a particular staff member who knew their story, Destiny One keeps all that information available so that staff members can immediately know a student’s background and serve them accordingly, without forcing them to tell their tale from the start over and over again. That means divisions aren’t losing constituent data that may otherwise have been lost to staff turnover.

合并简化,提高和省略

最终,通过在单一制度下巩固我们的非信贷管理,明尼苏达大学实现了一些巨大的益处。除了命运之一的改善数据安全之外,我们还大大提高了我们的会计流程,员工效率和客户体验 - 所有人都在省钱和减少冗余。

虽然许多大学是不信任这种整合,因为害怕失去使它们独特的元素,最终旁边。在单一大学的伞下,不同的非信用提供商有独特的元素,但在财务管理方面,计划开发和客户服务时,他们的需求有效地相同。

我们大学的大学和部门已经认可储蓄,并在各自地区的业务流程中储蓄。从大学级别来看,有几位能够减少商家账户的数量,并有利于有一个行政支持单位迎合非信贷活动。

总体而言,该大学的服务水平增加,同时降低了大学维护,服务和生产成本。

用玛莎斯图尔特的话说,“这是一件好事。”

要了解更多关于明尼苏达大学如何利用命运一个客户生命周期管理软件平台来巩固非信贷管理的信息,请点击这里并下载案例研究。

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