发表于2020/08/25.

COVID-19环境下的会议管理

10bet娱乐成代理新冠肺炎环境下会议管理的演变
尽管在不可预见的未来旅行被取消,但会议仍然可以举行——而且是大规模的——而且仍然有效和有效率。

在可预见的未来,2020年的旅行已被取消但这并不意味着会议必须停止。随着网络研讨会,会议提供同事,学生和社区成员的宝贵信息和教育,他们通常不会在家里看到。与正确的系统到位,会议可以像在遥控环境中一样成功且易于管理。在这次采访中,PEG Hanssen讨论了偏远环境中的会议和网络研讨会的延续,它们如何有效,以及在此期间提供这些事件的好处。

10bet娱乐成代理进化(Evo):自从社交距离指南生效以来,明尼苏达大学牙科学院主办了多少次虚拟会议?

盯住汉森(PH):在3月、4月和5月,我们共举办了17场由全球牙科专业人士参加的网络研讨会。其中15场是免费网络研讨会,2场是收费较低的有偿网络研讨会,帮助因COVID-19强制关闭而面临经济困难的下岗牙科专业人员。

evo:这些事件是您之前计划的,必须转化为新的方式,或者他们是由划痕建造的,以响应环境变化?

pH:关机后立即开始,我们从头开始开发了15个免费网络研讨会。我们知道我们需要在此期间帮助客户来帮助我们的客户,允许办公室的员工培训,并在线关闭并完成继续教育课程。

最初,我们的五月事件之一应该作为现场会话运行,并通过缩放同时广播。由于关闭,我们将本课程转移到现场,减少费用,在线电话会议。

该研讨会专门针对取消禁令后牙科诊所重新开业的问题,举办了第二场收费降低的网络研讨会:“COVID-19时代的重返工作:感染控制的新现实”。

埃沃:你是否提供了结业证书,比如结业证书或出勤证书?

pH:我们提供完成证书;我们的会议不提供大学信贷,但仅供专业发展和重新许可要求。我们在网络研讨会的48小时内向我们的参与者发送个别完成证书。这个过程占据了大量的员工时间,但我们觉得它能够实现良好的公关。单个证书是作为Google文档创建的,并作为通过我们团队成员通过电子邮件发送的PDF附件。

埃沃:你在历史上曾经举办过很多虚拟活动吗?还是说考虑到我们现在所处的情况,这真的是一个全新的领域?

pH:三年前,我们没有提供虚拟事件。我们的新董事设定了一个目标,提供直播,人员培训和同步缩放网络研讨会。意图是为了服务更广泛的市场,特别是在不足的地区的牙科专业人士,发现很难前往双城市课程。遇到这个目标证明是特别偶然的。在我们发现我们必须单独转换为虚拟事件之前,我们拥有技术和进程来提供网络研讨会。

一般来说,作为大学基础的牙科继续教育提供商,我们最大的优势是我们的实践课程。这些课程允许我们的参与者使用设备和材料,无论是在一个牙科模型,排印或病人。自从社交距离指导方针被实施以来,我们一直无法开设实践课程,并且预计我们在下一学年能够开设的课程将很少。我们必须考虑参与者的社交距离准则,我们也面临着进入牙科学校诊所和实验室空间有限的问题。牙科学校的主要重点是培训学生,由于6英尺的距离规则,这次大流行限制了我们进入培训场所。

我们还必须考虑到,我们的客户来自世界各地,如果他们中有人带着COVID-19病例进入学校,并关闭了学校的运营,会发生什么情况。

在当前的环境中,我们面临着许多因素,这些因素可能会让我们在下一个学年留在虚拟市场中。

Evo:如果一个机构带头向您的专业范围内需要这些免费活动和网络研讨会的人提供这些活动和研讨会,它的责任和收益是什么?

pH:从3月份的第一次网络研讨会到5月份的COVID-19会议,我们看到我们提供的虚拟活动产生了许多新的吸引力。我们已经接触到超过1000个新客户,他们可以成为未来CE课程的付费客户。提供免费的CE网络研讨会不仅对我们来说是一种良好的公关,对学校来说也是一种良好的公关,也是一种宣传这些项目的教师的方式。

我们还为牙科员工学校创建了免费培训机会,允许他们完成培训和发展以及履行CE要求,同时他们不再能够在诊所工作。我们的CDE随时随地培训课程向牙科学院开放,以帮助他们履行学术要求,同时必须从家里工作和学习。

这一商业模式在牙科办事处和工作人员挣扎的时候提供了大量的曝光。人们正在寻找留学的方式,而不是花费额外的钱(个人或通过业务)。对于学生来说,它是关于让他们在整个职业生涯中为他们做些什么。

这是双赢的。我很高兴我们做到了,并且投入了大量的时间和精力,在三个月内完成了17个网络研讨会。

Evo:您是否观察到与您历史上跑的内部事件相比启动和管理虚拟事件的任何主要差异?

pH:我们还没有,没有。我们使用会议经理模块,允许我们的参与者在线注册,并允许我们跟踪出勤情况。我们可以拉出与会者名单,并将数据导入MailChimp,使用MailChimp发送电子邮件提醒、即将到来的培训机会公告以及关于如何登录并加入网络研讨会的最终细节。这个过程并没有改变。

我们所有的网络研讨会都是通过极速进行的,使用的是学校的技术许可。在今年春天我们举办的几场网络研讨会中,我们的人数超过了学校许可的500人的上限。我们与一家在网络研讨会期间运营Zoom技术的媒体公司签订了合同,并使用了他们的许可证,允许我们将出席人数上限提高到1000人。这对我们来说很重要。

加强我们的流程虚拟会议,我目前正在研究如何使用会议经理下载与会者列表,并将信息导入Zoom。其目标是简化注册跟踪过程,而不是那些参加该项目的人。

EVO:会议经理工具在推出和管理您在上一季度完成的事件时支持何种效果如何实现效果?

pH:最重要的好处是能够复制会议。今年春季举办的许多会议都有相同的学时、参与者类型和注册包。我只需要更改标题、日期和内部财务会计信息。它节省了大量的时间。

Evo:让用户在这种免费互动中获得无缝体验,以确保当再次与他们合作时,确保他们真正转化,这有多重要?

pH:我不认为免费和付费登记之间有任何区别。无论如何,我们的质量水平和服务水平是一样的。这是我们的谁,这是我们所做的 - 这是我们抓住自己的标准。我会说,从有人联系我们的那一天,他们的经验是出色的,直到最后。

Evo:您是否有任何内容在过去几个月内管理和启动所有这些产品的经验?

pH:如果没有CDE团队和我在MN大学的DORS同事,我不可能做到这一点。我们部门经历了一段充满挑战的时期,因为每个人都转向了远程工作。我们不得不迅速做出反应,取消所有的直播课程,开发新的网络研讨会。UMN的DORS团队对我们面临的困难和克服的挑战非常支持和理解。他们对我们的成功是不可或缺的,我怎么感谢他们都不为过。

为了篇幅和清晰度,本文对采访内容进行了编辑。

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  • 无论你是举办3场还是20场网络研讨会和会议,有一个可以复制粘贴你的会议模板的系统可以节省工作时间,并为其他机会打开更多的时间。
  • 举办网络研讨会可以帮助社区里的人在因疫情失业时参加免费培训。
  • 从第一天开始,无论是参加付费还是免费的网络研讨会,重要的是客户要有一个无缝的体验,这将使他们继续回来。