发表在2018/07/20

通过杂乱的剪切:如何确保您的同事可以利用数据

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使数据易于消化对其有用性至关重要,但机构的领导——不仅仅是负责分析操作的人——需要参与定义对数据的需求,并建立确保数据价值的流程。
想象一下机构研究和调查办公室的这种常见做法。在调查结束后,数据团队清理并总结数据,识别随时间的趋势(如果可能的话),为大小和格式编辑Excel表,将其中一些表中的一些表格转换为视觉解释的图表,添加了阐述段落以提供上下文在网站上的数据,最后,帖子,最后向成分发送了一个注释,以便在方便的时候读取(可能是70页!!)报告。

您可以想象有多少忙碌的校园管理员来到站点并浏览完成的产品。

这是我们办公室和校园内发生的练习:我们提供了如此多的数据,这是我们有意义地向决策者提供的方式。事实上,我们的高等学委员会(HLC)联络员在2015年8月访问我们的数据发现日之后表示:

“印第安纳大学东南部一直在收集大量数据,”阅读他们对我们的正式回应。“由于该机构向前迈进以确保他们可以互相协奏曲的证据,他们应该能够在影响持久性和可能的​​补救措施的问题上进行处理。”

通过我们提出了调查数据的方式,至少是“处理”,不太可能“得到”。

另一位联络员对我们的数据收集和陈述的反应是,“在国际空间站向前发展的过程中,建立一个跨职能团队将是一笔巨大的财富。”因为持久性和完整性是一个多方面的问题,尽可能多的观点将允许对数据进行丰富的讨论和解释。”

因此,我们创建了一个小型的、跨职能的持久性团队来收集、检查数据并做出决定,以提高学生在持久性和完成性方面的成绩。

但更大的问题仍然存在:我们如何在全校范围内提交可操作的数据,让用户在做决定时考虑这些数据?在过去的几年里,我们开始采用一种不同的方法来发表报告,选择较小的、重点突出的(比如,针对学校的)报告,以便各单位可以利用这些报告来为他们的决策提供信息。过去30页的报告被缩减到5到10页。开放式调查问题的意见按单位分类,因此有关对某个学生服务办公室或学校的满意(或不满意)的意见只会发送到相应的单位。例如,与课程相关的调查问题只包含在一份学术报告中,并发送给我们的EVCAA、院长和学术主任,而关于荣誉和校友参与的问题则被汇总在一份发送给校友主任的报告中。

虽然我们改变了调查结果的数据报告程序,但各单位的反馈没有表明,因此作出了任何与数据有关的更改。我们到达学校和行政单位的时间不够吗?如果我们不能记录变化,我们真的能将评估与规划联系起来吗?

该解决方案显而易见的是:我们需要坐下来咨询数据以及如何使用它,并且不依赖于忙碌的管理员读取孤立的报告。因此,在2017年9月,一名学术委员会被我们的执行副校长进行了学术事务,Uric Dufrene博士复苏。在邀请委员会的说明中,Dufrene博士表示,安理会的目的是“担任计划,进展和质量的数据驱动的机构领导委员会”。其主要结果是提高规划,评估和预算介绍之间的联系的认识,以及“持续改进支持整体体制效果”。为了保持小组,其常设项目是:战略规划和预算,认证,持久性和完成,方案质量和评估和共同课程评估和关闭环路。

在9月开会后,理事会在2017 - 18年学年期间有四次举行了四次。我负责提供数据碎片来讨论,其中包括校友调查数据和国家学生参与调查(NSSE)高影响实践数据。其他人还填写了关于我们的一年学生(从持久性和学生成功的院长),在线课程入学和学分生产数据,就业市场数据的示范以及政治学计划审查的议程。

这是一个成功的冒险有两个关键。首先,房间里必须有合适的人。所有的院长、学术主任以及非学术单位的副校长都收到了邀请。其次,这些数据必须有用,如果有用,必须供选民使用。同样,如果是这样,则必须返回使用情况以关闭循环。

房间里有合适的人吗?多半是对的。当非学术单位的副校长无法参加月度周五早上会议时,他们通常会从他们的单位发送代表。However, as with most meetings, you have to strike a balance between having too many people in the room (i.e. inviting all Student Affairs directors as well) and trusting that those in attendance report back to their subordinates and receive feedback about how data is used in their units. I doubt that is truly happening all of the time, but we are at least aware of the need to do so.

数据有用吗?我想是的。校友调查和毕业学生调查的结果中充满了我们成功学生的见解。那么,为什么我们要忽视这一点,特别是在一个不断进步的时代,总是希望从我们的学生那里获得经验?我们鼓励各单位在他们的网页上,在他们的营销材料上,当然在他们的专业招生中,宣传积极的评论和结果。我希望看到我们在会议中加入更多的留存率和学生成功数据。这些报告和数据点是有意义和具体的(学生留下或学生离开),而不是更抽象和间接的调查数据结果。

选民是否使用这些数据?我们希望是这样,我也觉得可能是这样。但我也相信,我们有机会改进对调查数据的使用。我经常收到的一个问题是,“这个数据有代表性吗?”红外光谱的形成源于一个脱离学术研究在半个世纪前,集中在研究在大学规划和决策(而不是学术研究的适用性是基于可归纳的研究是一个单位的主校园人口,如大型住宅公共,或者一个小型的文科学校)。所以答案是肯定的,这些数据代表了我们的学生。这是我们学生的声音。虽然可能有更多的商业主要的受访者比英语主要的受访者,这些仍然是真实的经验。通过按学校分类数据,结果对这些单位更加有用,因为他们得到的结果是学生的真实心声。

最后,我们是否报告了我们如何使用数据?老实说,我认为我们还没有那么处理,但我们正在改善。我们正在努力进行政策/程序实施,评估和持续改进的循环,这是可持续和有机的。

IU东南有合适的人在讨论一些正确的数据中,用于告知决定一些时间并偶尔关闭循环。孤岛跨孤岛的利用可以在某处开始。对于我们来说,它开始于70页的报告,坐在很少使用的网站上闲置。

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