发表在2020/05/11

为远程转移建立强大的基础设施

10bet娱乐成代理沟通|为远程转移建立强大的基础设施
迁移到在线或远程环境并不意味着服务质量的损失。与IT和员工紧密合作,确保满足学习者的需求。

在为应对COVID-19大流行而设置社交距离时,高校感到关切。大多数机构领导人的第一个想法是,如何确保学习者从远方获得最好的教育,以及如何在进行中结束这个学期。但员工也被迫适应,在具有挑战性的环境中严格管理。在处理私人数据和信息时,提供一个保证员工和学生安全的基础设施至关重要。在隔离期间,考虑彼此的心理健康也很重要。在这次采访中,Heather McRae讨论了如何从运营上转移到远程环境,如何保持员工参与,以及如何保持远程环境的安全和可访问性。

10bet娱乐成代理演进(Evo):如何将机构运作转变为网络世界?

Heather McRae(HMR):多年来,我们一直想通过实现技术解决方案来改变我们的前台办公室目前的做法,但我们总是遇到一些来自不喜欢改变或认为没有任何改变的必要的人的阻力。一些人认为这是一个好主意,但没有每个人的支持,我们花了很长时间来引入新的方法,特别是在学生服务领域,面对面的交流被认为是最重要的。

当Covid-19来的时候,我们突然被迫改变。在业务连续性方面,我们采取的方法是镜像并识别核心职能,例如建议和注册,以支持在线交付方案连续性。当我们能够做到这一点时,调整我们的做法变得相当简单,我们在很大程度上通过团队合作确实如此。

埃沃:当人们习惯于一种非常不同的工作方式时,为了创造一个真正强大、高度灵活的操作环境,您必须克服哪些基本挑战?

HMR:由于Covid-19,员工要求在家中工作的要求,我们能够在四天内将所有内容移动到远程交付格式。这是我们所有的教学,注册服务,包括招生,退款,建议和课程规划。我们的员工必须共同努力寻找与制造和资金加工有关的解决方案,并能够支持学生查询和关注。

我们从在家工作的员工那里得到的早期报告相当积极,这也鼓励了其他人把他们的业务搬回家。一些人在一天内搬家,而另一些人则在四天内搬家。最后,所有的工作人员都完成了自己的任务。学生们非常积极,他们很感激有机会与人通过电话或通过电脑交谈,而不是面对面交流。

我们将员工组织成工作小组,每天在网上见面两次,讨论他们的成就、问题和分享他们的经验。许多员工表现出了为他人解决问题的惊人能力。我们鼓励每个人保持尽可能正常的时间表,有规律的午餐时间和休息时间。有些单位甚至设置了虚拟的咖啡休息时间,这样每个人都可以像在办公室工作一样进行社交活动。

为了联系学校里的每个人,作为院长,我一直在每天写一封电子邮件,里面有一些有趣的网站的更新和链接。我们的营销团队还组织了一个与继续教育学院谷歌网站保持动力。教职员工可以添加有趣的链接,每周提名那些对他人做出了非凡贡献的人。正是通过将这种文化转变为在线工作,同时保持我们认为非常有价值的员工关系,这才是我们成功的真正关键。

埃沃:如何确保数据的安全性,以及如何顺应向远程或在线操作的转变?

HMR:这是一个令人担忧的是,一直阻止我们考虑允许人们在家中工作。然而,由于大流行,它是我们的IT工作人员,这是有助于在线教育的工具。我们与他们合作,在注册人员的笔记本电脑上安装安全的电话系统。我们在所有计算机上安装了VPN,并提供了在家中取得成功所需的所有应用程序的访问,包括Microsoft团队,这是我们的主要会议和聊天工具(它对我们非常好)。

幸运的是,我们的档案系统最近被学校转移到了一个在线平台上,所以我们可以通过学校的安全门户访问信息。所有教职员工继续使用我们的学生信息系统,无论是学分和非学分学习。我们在家工作,但仍然遵循学校关于信息安全和安全的要求。

从操作的角度来看,它是一个紧密集成的系统,还是为了创建一个自动化的环境而需要大量的手工数据输入?

HMR:当我们第一次建立学校时,我们没有使用云计算或第三方注册系统,而是与我们自己的IT部门合作,在学校的学生记录系统中建立了一个平行的结构。我们现在有两个学生注册和学生信息系统:一个是为本科生,另一个是为延期或非学分学生。它允许我们的功能分析师在两种环境中工作,并在一个项目中开发学分和非学分课程。在本科注册过程中,我们肯定会遵循很多协议和程序。因此,我们能够更容易地将系统转移到网上,因为我们有足够的人员来支持我们遇到的任何挑战。

埃沃:你认为一旦我们回归“正常”,网络基础设施的哪些元素会继续存在?

HMR:我们的员工和教师已经在讨论未来。一个关键点是,我们现在知道我们可以远程工作,同时保持我们的服务质量。我们预计员工每周会有几天在家工作,甚至更多。但无论员工在哪里,我们都会在日常工作中继续使用这项新发现的技术。在线会议效率极高。我们的交流比以往任何时候都多,也更好。我们正在研究其他类型的技术,比如聊天框,来帮助我们的工作,但我不得不说,对技术的恐惧已经不再是一个问题。我怀疑我们新的职业世界将不可逆转地发生变化。这是一件好事。

埃沃:关于向远程操作基础设施的转变,以及如何让员工更广泛、更安全地使用这些工具,您有什么想要补充的吗?

HMR:转移到远程世界有两部分。一个是确保您的技术是最新的,安全。我们都听说过Zoom轰炸和外部人员访问技术的风险。这是我们非常谨慎的东西。我们不希望学生觉得他们的信息不安全,所以我们一直在尽力确保我们使用加密行。我们遵循使用VPN的所有IT安全协议,我们有信心我们能够实现这一目标。

第二部分与组织文化有关。重要的是要支持人们在家工作,特别是在大流行期间,而且在任何时候。我们确保员工有机会聊天、出去玩,但也要进行团队合作,因为这是他们工作中如此重要的一部分,所以他们永远不会感到孤立。最初,我们的员工早上和晚上都聚在一起,在下班前互相告诉对方这一天过得如何。现在他们作为一个工作团队每天只联系一次。我不打算继续每天给所有的教职员工写电子邮件,但我收到了大量关于它的反馈。不管是一个有趣的链接还是我加进的漫画,或者只是让人们更新大学里正在发生的事情以及我们正在做的事情,与他人建立联系是至关重要的

我们已经能够在线完成冬季术语,这是非常突然的,规划和准备完全在线提供我们的春季和夏季条款。即使对于我们认为由于实用组成部分而言,我们认为在线提供挑战,我们的教师已经找到了符合所需学习目标的替代方案。

Evo:从客户的角度来看,向远程操作基础设施的转变将如何支持您的能力,以满足您的学习者的需求和期望?

HMR:我们已经向我们的老师灌输了继续在他们的教学理念下工作的重要性,并为学生提供一个良好的环境。我们试图通过与老师和工作人员的远程联系来表明,通过保持个人联系来“成为人”是非常重要的。我们收到了很多来自学生的积极评价,他们很感激自己在学年中没有失去任何进步,我们继续使用分数而不是通过/不通过。我们觉得我们已经从学生那里收集了足够的作业,能够像平常一样完成这一年。

有一些国际学生的世界被震动了,因为他们不能回家。或者如果他们这样做了,他们将被隔离一段时间,可能无法返回加拿大。我们必须与这些弱势学生合作,解决他们的问题,但要确保语言学习者感到他们得到了一个宝贵的学习经验。

这次采访是为长度和清晰度编辑的。

编者注:这次采访于2020年4月8日录制。

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