发表在2019/06/10

我们如何将事件计划转变为主要的战略资产

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阿拉巴马大学的持续研究学院已经将其会议服务团队转变为主要的战略资产,在更广泛的社区中与企业和组织产生伙伴关系机会。

你是否想过如何与组织合作,从而建立深入而持久的伙伴关系?考虑利用活动和相关服务来创建通向潜在合作伙伴的渠道。每年都有数以百万计的人参加会议,他们需要了解你的机构能提供什么。这样的事件给你一个已经细分和感兴趣的前景集。您不仅可以向与会者传达您的信息,您还可以发现一个合作伙伴的来源,以推进您的机构在支持这些活动的参展商和赞助商中的优先事项。

这个简短的案例研究描述了阿拉巴马大学创建的会议服务集团,该集团将活动变成吸引潜在支持者和合作伙伴的磁铁。

与大学的教学和研究单位不同,会议服务组没有主题专家来为节目提供内容。然而,这个小组已经把可能存在的局限性——缺乏主题专家——变成了一种资产。

像一个活动管理组织一样,与登记办公室,场地,餐饮服务商,酒店,营销人员和发言者协调,会议服务集团通过启动课程为大学提出额外的员工,以影响阿拉巴马州及其业务部门为该大学增加了额外的维度。

会议服务组是什么?

阿拉巴马大学持续研究学院的会议服务集团为大学和非大学组织提供交钥匙活动管理。客户可以将事件管理的坚果和螺栓转移到本集团的融资,并专注于将自己的专业知识转化为事件的内容。该组还提供其他服务,包括远程项目测试和关联管理元素。了解本集团如何为其客户提供服务,是思考机构如何将此类集团转变为战略资产的基础。

会议服务组如何开展工作?

会议服务集团于二部队组织于两支,经理或协调员和支持人员和支持人员,将咨询方法与其活动管理运作相结合。该团队寻求了解客户的需求并提出解决方案。团队成员将客户集成到设计和规划过程中,涉及客户作为该计划的董事会,确保设计支持客户的要求,并在整个过程中更新客户端。

会议服务团队为客户提供多个服务,从非常基本的在线注册服务到全套服务。整套服务也可以分解为点菜服务依赖于客户端的内部事件管理功能。除登记服务外,其他服务包括:

  • 内容、行政和金融服务
  • 市场营销
  • 设施管理
  • 注册服务
  • 现场会议管理
  • 会议后结束

这些团队根据客户的特定需求定制服务。例如,客户可能有一些内部的活动策划者,可以执行某些管理任务。如果客户选择使用他们的活动策划人员来完成某些任务,那么会议服务团队可以负责所有其他任务。然而,大多数客户发现最简单的办法是把一切都交给会议服务团队。

这些业务细节与一个会议服务集团的战略价值有什么关系?会议服务团队的价值很大程度上来自他们对机构流程和系统的理解,使他们能够找到正确的杠杆,利用机构的资源来支持客户。这些服务是为客户提供额外选择的基础。会议事务组利用同样的服务,将其业务范围从会议扩大到:

  • 远程监督测试
  • 研究院
  • 协会管理
  • 在线培训
  • 夏天青年营地
  • 队列培训
  • 校外项目

这种服务使小组能够为当时可能对会议不感兴趣的组织提供服务。计划和执行良好的方案的结果可以吸引更多对推广和规划感兴趣的组织。

会议服务组的工作有什么成果?

因此,会议服务集团为多个部门提供了多个部门,并将数千人暴露给阿拉巴马大学的产品。这些部门包括:

  • 金融
  • 政府
  • 行业
  • 研究
  • 奖学金
  • 健康
  • 人类服务
  • 科学
  • 教育

这些数字给未来的伴侣留下了深刻的印象。在过去的三年中,有53485人参加了由会议服务团队管理的项目。长期合作伙伴关系是参与战略的目标,产生于社会工作、K-12教育和劳动力发展领域的这些项目。这种与大学能力的联系使会议服务团队成为将大学和非大学组织结合到新的伙伴关系中的催化剂。例如,年度联邦税务诊所(Annual Federal Tax Clinic)将税务专业人士召集到一起召开会议,同时为该校的会计奖学金筹集资金。

不同之处在于视角

会议服务组似乎与其他事件管理单位类似。但是,是什么使它们成为继续教育学院和阿拉巴马大学的战略资产呢?该集团认为自己不仅仅是一个举办活动的服务提供商。相反,它将自己定义为一个伙伴关系平台,这样大学组织和非大学组织就影响州和地区的项目进行合作。由于会议服务团队通过项目将客户、观众和专家联系起来,因此缺乏主题专家可能是一种限制。执行会议的相同团队使用相同的技能赢得和执行合同,以提供不同的服务,如远程监督测试和协会管理功能。

一些机构可能希望建立自己的接触部门。以下是一些从提供交易服务(收费执行管理和财务)的团体过渡到提供战略参与(影响国家的互惠合作关系)的团体的关键技巧:

  • 向员工灌输项目管理思维。项目管理的思维模式强调不同功能的集成以实现共同的目标。
  • 使用客户的语言。客户感兴趣的是他们自己的影响和投资回报率。
  • 鼓励创业性心态。将员工指向启动参与,而不是等待客户来敲门。不是每个人都听说过本集团的服务。
  • 在参与方面思考。为什么停止在客户要求的会议上进行请求?制定能够导致其他客户组织的培训,机构和外联等其他程序的关系。
  • 将个别程序从个人程序转移到投资组合。通过查看不同程序可能有共同的,机构可以将它们分组为投资组合,以展示机构的覆盖范围和影响。潜在的赞助商和捐助者将被大的凝聚力工作更加吸引到无关的个别方案。

下一步

想要建立长期伙伴关系的车辆的机构应考虑重新定义他们的活动计划人员或创建一个使用事件规划技能作为基础的小组。从个别方案开始并使投资组合成长,机构可以创建一个有吸引力的潜在伙伴平台,可以向赞助商和捐助者绽放。该机构的教学计划也可以受益,因为计划中显示的专业知识可以吸引新的毕业生和本科生。在高等教育机构的经济压力时代,这些投资组合将机构与工作场所联系起来,证明了他们与他们所服务的成分的相关性。

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